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A2A INGEXPRESS S.A.S
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
I. Introducción.
A2A INGEXPRESS S.A.S es una sociedad por acciones simplificada; identificada con el NIT 901.219.592-9, con domicilio en la ciudad de Bogotá y se puede ubicar en CRA 81 B No. 19 B 50. Su objeto social principal consiste brindar consultoría a las compañía.
Con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y las normas que las desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, A2A INGEXPRESS S.A.S ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Todo lo anterior de conformidad con la presente Política que podrá ser consultada en https://www.a2aingexpress.com .
II. Objetivo
El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a A2A INGEXPRESS S.A.S en el desarrollo de su objeto social.
Esta Política busca aplicar las disposiciones legales que regulan la Protección de Datos Personales de personas naturales o jurídicas, así como establecer los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.
III. Alcance
Aplica a todos los datos que se requieran tanto de socios, clientes, proveedores, empleados, visitantes; para la normal operación de la compañía, así mismo el procedimiento para solicitud de información, actualización, suspensión de datos o cualquier otro requerimiento que tenga el titular de los datos.
IV. Definiciones
• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).
• Base de Datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, electrónicos o no, tales como la recolección, ordenamiento, almacenamiento, modificación, uso, circulación, evaluación, bloqueo o supresión y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento y quien es el sujeto del derecho de Habeas Data.
• Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, comunicación, destrucción y en general procesamiento de Datos Personales, así como también la transferencia a terceros de los mismos, a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos, dentro o fuera del territorio colombiano.
• Transferencia de Datos: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la Información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.
• Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
• Datos Eliminados: Aquellos datos de los cuales no se pudo obtener la autorización expresa del Titular para llevar a cabo su Tratamiento o que, por solicitud del Titular, se requiera su eliminación o aquellos que A2A INGEXPRESS decida eliminar de sus Bases de Datos.
V. Tratamiento de los datos personales por parte de A2A INGEXPRESS.
A2A INGEXPRESS, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere, suprime y en general da Tratamiento a los Datos Personales de personas naturales o jurídicas con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse, a sus clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, empleados, acreedores, deudores y socios.
El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a A2A INGEXPRESS S.A.S, de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información A2A INGEXPRESS S.A.S podrá: (i) administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente, (ii) verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de Información, con cualquier información de que disponga legítimamente, (iii) consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares de Información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, (iv) realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y todas aquellas conexas a las mismas.
A2A INGEXPRESS S.A.S tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus Clientes, Proveedores, Empleados y demás personas que tienen relación ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado.
VI. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:
• Base de Datos de Clientes. Es una base de datos que almacena toda la información de los Clientes de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información es utilizada para legalización de contrato, campañas, marketing, envió de información de campañas; entre otras.
• Base de Datos de Proveedores. Es una base de datos que almacena toda la información de los Proveedores de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, Licencias, Permisos, etc. Esta información es utilizada para determinar aquellos con los que resulte conveniente establecer las relaciones comerciales y jurídicas que instrumentan la prestación de servicios y suministro de bienes que requiera la Compañía para su operación y funcionamiento.
• Base de Datos de Empleados. Es una base de datos que almacena toda la información de los Empleados de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta información es utilizada por la Compañía para efectos de los procesos de vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral. En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de tener la calidad de empleados hasta por el término legal.
En general la Compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado anteriormente, A2A INGEXPRESS S.A.S solicitará de forma previa a los Titulares de la Información la autorización correspondiente.
VII. Derechos de los Titulares
El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a A2A INGEXPRESS S.A.S , salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley aplicable;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por la infracción a la normatividad aplicable;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la ejecución propia del contrato o de la relación jurídica o comercial que tenga con A2A INGEXPRESS S.A.S podrán ser revocadas en cualquier momento;
f) Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.
VIII. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información
A continuación se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los derechos a favor de los Titulares de la Información.
1. Canales y Horarios
Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización, los Titulares de la Información pueden hacer sus solicitudes a través del correo info@a2aingexpress.com .
Para realizar peticiones, consultas y reclamos se atenderá de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM – 12:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM en el correo señalado.
2. Personas Autorizadas
Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:
a) Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a A2A INGEXPRESS S.A.S.
3. Trámite de Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Trámite de Peticiones o Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra A2A INGEXPRESS S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio.
IX. Vigencia y Modificaciones de la Política de Tratamiento de Datos Personales
La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicó el día 01 del mes de Agosto del año 2019 en la página web www.a2aingexpress.com
A2A INGEXPRESS S.A.S se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página www.a2aingexpress.com
